3大要点解锁学术会议的复杂日程管理

日程管理是学术会议筹备中*挑战的一项工作。一场学术会议动辄3-5天的会期、20+分会场、诸多演讲嘉宾、数千条随时可能变更的日程内容……如何规避日程冲突的「坑」?学术会议的超复杂日程如何有效管理?

31会议数字化日程管理系统,连通嘉宾库管理、嘉宾邀约、嘉宾行程管理、征文管理等模块,能够帮助会议筹备者轻松搞定诸多与会嘉宾的数千条日程管理,实现日程策划、组织、实施的智能联动,在提升学术会议组织效率的同时提升嘉宾的参会体验。

(一)日程编排、判重自动化,提升会议组织效率

学术会议日程紧凑饱满又需要随时更改与调整,因而传统的学术会议在组织过程中,难免出现会场重复、时间冲突、因演讲嘉宾安排不当导致议程中断等问题,会务组在日程编排上面临巨大压力。

31会议数字化日程管理系统在日程策划、编排环节有效的解决了这一问题。当会场、讲题、演讲时间重复等日程编排冲突的情况出现时,系统会自动提示,帮助会务组避开日程冲突的「坑」。自动化的日程编排、判重和动态在线管理,既能确保学术会议的数千条日程安排不冲突,同时也能让会务组从容应对随时可能更改的日程。

(二)生成个性化日程、支持多维度检索,提升参会体验

参会嘉宾可一键关注意向日程,系统会自动生成个性化参会日程表,在日程开始前系统会进行自动提醒,避免参会嘉宾错过重要议题。

日程安排好后,演讲嘉宾可以查看日程安排并确定是否合理,还可以在演讲日程模块上传、填写演讲资料,便于演讲嘉宾学术任务的管理。

此外,学术会议的数千条日程内容如何展示呈现也是一个难题。通过31会议数字化日程管理系统,在日程编排完成后,系统会自动生成支持时间、会场、演讲者等多维度检索的日程表,电脑端和手机端同步展示。

(三)专业解决方案,满足学术会议多样化需求

在一些学术会议中,存在需另付费购买的独立课程,通过31会议数字化日程管理系统,主办方可以将日程可作为门票的附加权益,参会嘉宾在购买门票时,就同时拥有参与该日程的权限。

系统还可以将参会嘉宾所选的日程与学分关联,并与签到情况绑定。通过引入签到时间监控,将三方进行关联——计算参会嘉宾的日程参与时长比例、参与日程累计总时长等,核定其是否可以获得学分。

此外,系统支持一键导出演讲嘉宾任务书邀请函、支持中英文双语日程显示、自动生成日程用于制作大会手册、动态在线管理演讲嘉宾行程……能够满足各种类型学术会议日程管理的多样化需求。

31学术会议解决方案不仅能高效解决主办方日程管理痛点,一站式的数字化解决方案覆盖报名注册、征文管理、PPT传输、电子壁报、商务约谈、会员管理以及现场流程管理等,助力主办方提升会议组织与运营效率,优化专家、学者参会体验。31学术会议解决方案,曾为中华口腔医学会第21次全国口腔医学学术会议暨2019中国国际口腔设备器材博览会(CDS)、亚洲心脏病学年会、中国血管论坛等众多学术大会提供技术和服务支持。