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告别传统低效档案管理,合思档案「实物备查解决方案」精准解决企业纸电混合管理难题

2024-05-06 11:14 · 互联网     

数电票时代,越来越多的企业选择告别传统方式,使用电子会计档案系统实现数字化管理。然而,现阶段既有电子票、又有纸质票,“纸电混合”阶段让企业面临双重难题。一方面,基于会计档案原文件保管要求,原生态为电子的档案需要线上化管理;另一方面,原生状态为纸质的档案需要以扫描件等形式转移到线上管理,同时对纸质原文件也需实行精细化线下管理,让线上线下高度关联,在面临内外部查阅、审计时,灵活调阅、核对,实现财务合规。

作为*的单套制电子会计档案管理平台,合思档案推出「实物备查解决方案」,在满足线上完整财务档案管理诉求的同时,智能区分纸电标识,实现线上、线下高度关联,档案全流程管理定位,精准解决企业纸电混合阶段管理难题。

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亮点一:精细化档案管理,智能识别纸电混合比例,有效避免漏单

单套制管理模式下,合思档案提供介质打标功能,智能区分会计档案纸电混合比例,甄别“纸质”档案并形成待到单清单,有效避免漏单;同时支持纸电趋势分析、成本效益分析等。

系统可提供静态介质打标及动态介质打标能力,识别业务完整状态下档案真正的存储状态是全电、全纸,还是纸电混合。

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亮点二:单到单-装盒-上架,流程可逆,根据企业实际档案管理场景灵活搭配

•  当企业到单确认与档案装盒为不同人员时,通过一键到单、扫码到单保障纸质档案全量到单;

•  支持线上线下同步装盒,一键打印盒内清单及盒码,提高档案管理员效率;

•  针对集团型、财务共享型企业,支持多人同时装盒,归档进度实时监控;

•  为确保档案盒号编号规范,支持档案盒断号检测,检验某核算主体的某会计期间是否存在断号情况;

•  直连扫码枪,档案柜库位码+档案盒二维码线上线下同步上架。

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亮点三:虚拟库房管理,在线监控实物档案室,实物档案管理利用更高效

企业将档案柜规格型号、档案室分布情况录入合思档案系统,即可实现实物档案室的线上管控。通过线上虚拟库房帮助财务档案管理员实时监控库房剩余容量、可视化查看档案实际位置,真正实现线上线下高度关联,混中有序。

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客户案例

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数电票时代,电子会计档案管理已是大势所趋。告别传统低效的档案管理,拥抱简单高效的数字化档案管理方式,已成为众多行业先行企业的共同选择。合思档案不仅可助力企业实现自动采集、组装、管理档案,档案的借阅线上留痕,可管控可追溯;更重要的是,帮助企业进一步挖掘会计档案的数据价值,实现真正的精细化管理。

欢迎前往合思官方微信公众号下载「合思档案产品手册」

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